Korrekt archivieren – Das müssen Sie wissen

Archivieren will gelernt sein, sonst findet man das Gesuchte nicht wieder. Das „papierlose Büro“ lässt immer noch auf sich warten. Und solange das so bleibt, werden wir auf gedruckte Akten und Dokumente zurückgreifen. Jawoll sagt, was Sie bei der Aufbewahrung und Archivierung von Geschäftsunterlagen beachten müssen.





Was sind geschäftliche Dokumente?

Verträge und andere wichtige Dokument sollten so aufbewahrt werden, das man sie im Bedarfsfall schnell wiederfindet. Verträge, Korrespondenz, Berichte, Bestellungen sowie weitere interne und externe Dokumentationen werden zu den betrieblichen Dokumenten gezählt. Eine Vielzahl dieser Dokumente wird in Papierform abgelegt und unterliegt somit der systematischen Aufzeichnung von Geschäftsvorgängen und -ergebnissen, also der Schriftgutverwaltung. Jedes Dokument hat einen vierteiligen Verwaltungszyklus: aktiv, halbaktiv, Archivierung sowie Entsorgung.


Ablagekategorien müssen nachvollziehbar sein!

Nachvollziehbare Ablagekategorien sind wichtig. Kern eines jeden Ablagesystems ist die Einteilung in geeignete Kategorien, die das Wiederauffinden von Akten so einfach wie möglich macht. Hier stehen verschiedene Herangehensweisen zur Alternative – nach Projekten, Personen, Inhalten oder chronologisch.

Bei der Kennzeichnung der Ordner müssen klare Standards eingehalten werden. Die Dokumente selbst werden immer mit eindeutiger Projektbezeichnung oder konkretem Inhalt abgelegt. Doppelbenennungen führen schnell dazu, dass Sie den Überblick verlieren. Und: Nicht jede Broschüre muss aufgehoben werden, nicht jedes Papier ausgedruckt. Schließlich lässt sich ein Großteil der benötigten Infos auch im Internet abrufen. Einmal im Jahr sollten alle Ablagesysteme ausgemistet werden. Überflüssiges wandert dabei in „Ablage P“, also den Papierkorb.

Welche Archivierungssysteme sind sinnvoll? 

Für die Ablage steht eine große Auswahl an Aktenordnern, Hängeschränken und Archivboxen zur Verfügung. Zudem gibt es eine Reihe von Lösungen für die mobile Ablage. Die entscheidende Frage ist, wie oft Sie auf die Akten zugreifen müssen. Sind die Dokumente regelmäßig einzusehen, ist ein Aktenordner, der griffbereit im Büro steht, sicher eher geeignet als eine Archivschachtel im Keller.

Die gebräuchlichsten Archivierungssysteme sind:

  • Aktenordner

    Aktenordner sind die wichtigsten Teile eines Archivierungssystems. Die Schriftstücke lassen sich im Ordner nach unterschiedlichen Sachgebieten ordnen beziehungsweise die verschiedenen Themen auf einzelne Ordner aufteilen. Das gebräuchlichste Ordner-Format ist DIN A4. Aber auch kleinere und größere Formate sind erhältlich – etwa Querformate in Übergröße zur Aufbewahrung großer Pläne und Karten.

  • Hängeregistratur

    Das Archivsystem Hängeregistratur setzt sich aus verschiedenen Untergattungen zusammen: Hängehefter für gelochte Schriftstücke, Hängemappen für ungelochte Dokumente. Inhaltlich lassen sich Hängeregistraturen durch aufgesteckte Reiter trennen.

  • Kartons

    Kartons bieten sich für Akten an, die nicht mehr tagtäglich benötigt werden, aber dennoch aufbewahrt werden müssen. Die Kartons brauchen eine klare Kennzeichnung, falls die Schriftstücke doch noch einmal benötigt werden.

Was besagen gesetzliche Aufbewahrungsvorschriften?

Auch Kleinunternehmen sind gesetzlich zur Aufbewahrung von Dokumenten verpflichtet. Wie lange dies im Einzelnen erfolgen muss, ist abhängig von der Art des Dokuments. Eine Unternehmensprüfung, bei der angeforderte Unterlagen nicht aufzufinden sind, können schwerwiegende Folgen nach sich ziehen – bis hin zur Schließung der Firma, dem Verlust der Lizenz oder einer Haftstrafe.

Grundsätzlich wird die Aufbewahrungspflicht für Unternehmen in Fristen von sechs und zehn Jahren unterschieden und beruht auf zwei Rechtsgrundlagen: Steuerrecht und Handelsrecht. Steuerrechtlich werden die Fristen von der Abgabenordnung (AO) bestimmt, handelsrechtlich vom Handelsgesetzbuch (HGB).

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