Die Zeitdiebe besiegen – Tipps fürs Zeitmanagement im Büro

„Unsere Zeit wird uns teils geraubt, teils abgeluchst, und was übrigbleibt, verliert sich unbemerkt“, sagte schon der römische Philosoph Seneca (ca. 4 v. Chr. bis 65 n. Chr.). Und wenn wir heutzutage im Büro auf die Uhr schauen, entsetzt feststellen, dass es schon wieder 17 Uhr und der Schreibtisch immer noch voll von unerledigten Aufgaben ist, kommen wir nicht umhin, ihm beizupflichten. Dabei lässt sich die Arbeitszeit mit einigen einfachen Kniffen deutlich effizienter einteilen. Jawoll verrät die wichtigsten Techniken.

Setzen Sie Prioritäten!

Ein gutes Zeitmanagement wird immer wichtiger. jawoll gibt Ihnen Tipps und stellt helfer bereit, die Ihnen bei Ihrer Planung helfen können.Zeitmanagement ist heute wichtiger denn je.
Jawoll hilft Ihnen mit praktischen Helfern. Allzu häufig führen wir zunächst die angenehmeren, weil leichteren Aufgaben aus und haben dann zu wenig Zeit für die wichtigen, eventuell auch mit mehr Aufwand verbundenen Jobs.
Resultat: hektisches Rumfuhrwerken in Hauruck-Manier, Überstunden und im Zweifelsfall ein minderwertiges Arbeitsergebnis.
Identifizieren Sie also, welche Aufgaben wirklich wichtig sind und gehen Sie diese frühzeitig an: So haben Sie auch einen Zeitpuffer nach hinten, falls dieser nötig werden sollte.

Behalten Sie den Überblick!

To do-Listen helfen Ihnen, den Überblick zu behalten. Die gute, alte To-do-Liste – oft belächelt, ist sie immer noch ein probates Mittel, um alle anstehenden Aufgaben und Tätigkeiten zu ordnen. Die Liste muss stets aktuell sein:
Erledigtes gehört also abgehakt, neue Aufgaben müssen hinzugefügt und Aufgeschobenes muss auf den nächsten Arbeitstag übertragen werden. Verstricken Sie sich dabei aber nicht in der Liste selbst, sondern halten Sie sie einfach und übersichtlich.





Erledigen Sie eins nach dem anderen!

Fokussieren Sie sich nur auf die anstehende Aufgabe und bringen Sie diese konsequent zu Ende, bevor Sie mit der nächsten beginnen. Fangen Sie gar nicht erst mit Multitasking an – der Mensch kann sich nur auf eine Sache zurzeit konzentrieren! Haken Sie erledigte Aufgaben von der To-do-Liste ab, das schafft Motivation!

Eliminieren Sie Zeitfresser!

Jeder hat seine ganz persönlichen Zeitfresser: Das kann Unordnung sein (siehe unten), ein Hang zum Aufschieben von unbeliebten Tätigkeiten oder die mangelnde Bereitschaft, Aufgaben zu delegieren. Natürlich spielen hier auch die lieben Kollegen eine Rolle, die den ausgedehnten Plausch vorzugsweise in Ihrem Büro halten. Auch ständiges Telefongebimmel und wiederholtes E-Mail-Checken fallen in diese Kategorie. Wenn Sie erst einmal herausgefunden haben, womit Sie Zeit vergeuden, lassen sich schnell entsprechende Gegenmaßnahmen treffen: etwa Mailprogramm ausschalten und Telefon umleiten, bis die aktuelle Aufgabe erledigt ist. Oder die Kollegen (nett!) bitten, Ihr Schwätzchen zu verlagern.

Ordnen Sie sich!

Ordnung ist wichitg, gerade im Büro. Jawoll hat praktische Helfer im Programm. Klingt abgedroschen, ist aber wahr: Ordnung ist das halbe Leben – gerade im Büro. Untersuchungen zeigen, dass mangelnde Ordnung im Büro einen Zeitverlust von etwa 20 Prozent nach sich zieht. Wer also jeden Morgen erst einmal seinen Schreibtisch aufräumen oder ständig nach bestimmten Unterlagen suchen muss, macht etwas falsch. Schaffen Sie Platz auf Ihrem Schreibtisch, und arbeiten Sie mit einem Ablagesystem. Das Argument, man hätte wegen der Arbeit, die zu erledigen ist, keine Zeit zum Aufräumen, zieht übrigens nicht: Langfristig kostet Unordnung deutlich mehr Zeit als das Klar-Schiff-machen.

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