In der Ordnung liegt die Kraft – So organisieren Sie Ihren Büroalltag

In der Ordnung liegt die Kraft – So organisieren Sie Ihren BüroalltagDas Telefon klingelt unablässig, die lieben Kollegen rennen Ihnen die Bude ein, auf dem Schreibtisch türmen sich Akten und in einer Stunde soll die Präsentation für den Chef fertig sein – sieht so oder ähnlich mancher Tag in Ihrem Büro aus? Alles eine Frage der Organisation: Jawoll verrät, wie Sie Ihren Büroalltag erfolgreich organisieren!

Büroorganisation bezeichnet die Strukturierung aller Abläufe, die in einem Büro anfallen. Wenn Sie einige Grundregeln beherzigen, können Sie den Arbeitstag so organisieren, dass Sie auch bei hoher Arbeitsbelastung stets den Überblick behalten.

  • Tagesablauf strukturieren
  • Ihr Arbeitstag sollte möglichst gut geplant sein: Am besten stellen Sie am Abend zuvor eine Aufgabenliste für den folgenden Tag zusammen. So strukturieren Sie Ihre Arbeit und bekommen gleichzeitig einen Überblick über anstehende Aufgaben. Dabei sollten Sie nicht mehr als 60 Prozent Ihrer Arbeitszeit verplanen, jeder Tag hält genug Unvorhergesehenes bereit. Der Faktor Zeit spielt im Büro eine große Rolle – alles zum Thema Zeitmanagement lesen Sie hier!

  • Fünf-Minuten-Regel
  • „Kleinkram“, also Aufgaben, die Sie in fünf Minuten oder weniger erledigen können, werden schnell immer wieder nach hinten verschoben. Erledigen Sie solche Angelegenheiten sofort am Morgen und entsorgen Sie anschließend auch gleich die dazugehörigen Dokumente. Aufgaben, die länger in Anspruch nehmen, kommen auf die To-do-Liste.

  • Ordnung auf dem Schreibtisch
  • Auf den Schreibtisch gehören nur Dokumente, die mit der aktuellen Aufgabe verbunden sind. Alles andere kommt in die Ablage oder in den Schrank. Die Ablage sollte klar strukturiert und übersichtlich sein. Ob Ordner, Hängeordner, Hefter oder Mappen – alles muss über ein bestimmtes, leicht durchschaubares Ordnungssystem verfügen. Besonders, wenn mehrere Mitarbeiter auf die gleichen Dokumente zugreifen müssen, ist ein klares Ordnungssystem unverzichtbar!

  • Dokumenten-Management-Systeme
  • Auch wenn wir vom „papierlosen Büro“, wie es vor einigen Jahren noch propagiert wurde, weit entfernt sind, liegen inzwischen viele Dokumente in elektronischer Form vor. Kleine Firmen können solche Daten auf einer externen Festplatte ordnen, für größere Unternehmen bieten sich elektronische Dokumenten-Management-Systeme (DMS) an. Die Unterlagen sind so schnell aufzufinden und lassen sich auch von mehreren Mitarbeitern gleichzeitig einsehen. Außerdem spart ein solcher virtueller Speicher jede Menge Platz. Dokumente in Papierform, wie Belege und Quittungen, werden eingescannt, damit sie ebenfalls digital vorliegen.

  • Ordnung beim Posteingang
  • Die tägliche E-Mail-Flut ist für viele eine Plage. Ein geeignetes Ordnungssystem muss her! Zunächst ist eine Ordnerstruktur vonnöten – etwa ein Ordner für jeden Kunden oder für jedes Projekt. Diese Order können gegebenenfalls noch Unterordner enthalten. Außerdem benötigen Sie einen Ordner für Erledigtes und einen To-do-Ordner für dringende Aufgaben. Die meisten E-Mails können sofort beim Eingang auf Schlagwörter untersucht und in den entsprechenden Ordner verschoben werden. Dann allerdings sollten Sie auch regelmäßig die Ordner checken, damit Sie keine Nachricht verpassen!

  • Erreichbarkeit
  • Eingehende E-Mails oder Anrufe sollten auch beantwortet werden. Leiten Sie bei Abwesenheit Ihr Telefon also zu einem vorher bestimmten Kollegen um. Auch E-Mails sollten Sie gleich weiterleiten – ohne eine Abwesenheitsnotiz an den Absender der Mail zu schicken. Sonst hat der die Option, sich an die Konkurrenz zu wenden. Grundsätzlich ist der Kundenkontakt mit E-Mails dem telefonischen vorzuziehen, da er weniger im Tagesablauf stört und es eine Dokumentation gibt.

  • Entrümpeln
  • Bueroorga_2_resized„Die Seele jeder Ordnung ist ein großer Papierkorb“, sagte der Schriftsteller Kurt Tucholsky (1890 – 1935) – und wer will ihm da widersprechen? Überprüfen Sie also regelmäßig Ihre Ablage, ob Unterlagen entsorgt werden können. Ordner für abgeschlossene Projekte oder ältere Ordner enthalten regelmäßig Unterlagen, die ihre Schuldigkeit getan haben und vernichtet werden können. Achten Sie allerdings auf gesetzliche Aufbewahrungsfristen für gewisse Akten – beispielsweise bei steuerrechtlich oder kaufmännisch relevanten Unterlagen.

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